基建处基建档案管理办法

作者: 时间:2020-06-05 点击数:

为了进一步规范基建处的档案管理工作,确保基建档案的真实性、完整性、安全性,发挥基建档案在学校发展建设中的作用,根据《武汉市城市建设档案管理办法》和湖北广播电视大学档案管理办法》要求,结合我校基建工作实际,特制定本办法。

 基建档案的范围

第一条 本办法所称基建档案是指在基建处工作过程中形成、与基建工程项目相关、具有保存价值的文件,包括文字、图纸、声像等不同形式与载体的文件材料。

第二章  基建档案管理的原则

第二条  集中统一管理。基建处设专职档案管理人员,集中统一管理,以确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第三条  覆盖基建过程。基建档案应全面反映基建项目从申请立项到竣工验收的整个过程,保证档案的完整。

第三章  基建档案的归档范围

第四条 基建项目前期文件

一)决策立项文件。包括项目建议书及批复、可行性研究报告批复、项目评估报告、环评报告及批复、设计任务书、计划任务书等。

二)建设用地、征地、拆迁文件。包括征占用地的相关文件;规划意见书及附图;建设用地规划许可证及附件、附图;国有土地使用证;国有土地使用权出让交易文件等。

三)勘察、测绘及设计文件。包括工程地质、水文地质勘察报告;建筑用地钉桩通知单;验线合格文件等;设计任务书;审定设计方案通知书;初步设计图纸及说明;施工图设计及说明;设计计算书;消防设计审核意见;施工图审查通知书;各阶段设计图纸等。

四)招投标文件及合同。包括勘察、设计、施工等招投标文件及合同。

五)工程开工文件。包括年度施工任务批准文件;修改工程施工图纸通知书;建设工程规划许可证、附件及附图;建设工程施工许可证;工程质量监督手续等。

六)商务文件。包括工程投资估算文件;工程设计概算;施工图预算;施工预算;建设工程概况等。

第五条  项目竣工文件

一)施工文件。包括工程管理与验收文件;施工管理资料;施工技术资料;施工物资资料;施工测量记录;施工记录;施工试验记录;施工质量验收记录;施工招投标文件及合同等。

二)竣工图。包括工艺平面布置图等竣工图;建筑竣工图、幕墙竣工图;结构竣工图;建筑给水、排水与采暖竣工图;燃气竣工图;建筑电气竣工图;智能建筑竣工图;通风与空调竣工图;地上部分的道路、绿化、庭院照明、喷泉喷灌等竣工图;地下部分的各种市政、电力、电信管线等竣工图。

三)监理文件。包括监理管理资料;监理工作记录;监理验收文件;工程变更单;监理招投标文件及合同等其他资料。

四)其他文件。包括合同约定由学校采购的材料、构配件和设备的质量证明文件及进场报验文件;工程竣工总结;工程未开工前的原貌、竣工新貌照片;工程档案移交文件等。

第六条  项目竣工验收文件

竣工验收及备案文件等。包括建设工程竣工验收备案表、工程竣工验收报告;规划、消防、环保等部门的准许使用文件;建设工程规划验收合格文件;工程审计文件、材料、决算报告;工程开工、施工、竣工的录音录像资料;建设工程竣工档案预验收意见等。

第四章  基建档案管理分工

第七条 档案管理员负责基建档案的统一管理,督促各科室及时报送收集到的基建文件材料,在进行审核、整理后按学校规定报学校档案馆正式归档。

第八条  各项目责任科室负责基建工程项目前期文件材料的收集并及时移交给档案管理员;负责工程项目施工、监理、竣工等文件材料的收集、整理工作,在工程竣工验收前组织竣工档案的预验收,按时向武汉市城建档案馆报送竣工档案,办理基建档案备案手续,向档案管理员移交文件材料并协助向学校档案馆归档。

第五章  基建档案的收集、整理与归档

第九条  基建档案的收集

一)基建档案的收集工作,应与项目建设同步进行,在签订项目合同时,要将对竣工档案的要求纳入合同中,并作为工程验收时的依据之一。

二)各项目在取得工程前期文件材料后应立即移交;工程竣工验收合格后及时整理各种文件材料,在三个月内向档案管理员移交。

三)工作人员发生岗位变动时,必须首先办理档案清理和移交手续,任何人不得私自留存应该归档的文件材料原件。

第十条  基建档案的整理

一)档案管理员应及时对各阶段形成的文件材料进行分类整理。

二)按照基建档案的归档范围,认真整理、筛选各项文件材料,保持文件材料之间内在的客观的有机联系。

三)按照学校要求做好归档前的清理编目、装订、立卷等工作。

第十一条  基建档案的归档

一)归档的基建档案应为与档案目录完全一致的一整套资料,必须是原件且符合《建设工程文件归档整理规定》的要求。

二)各项工程验收时,竣工档案不完整、不准确、不符合要求的,不予验收。竣工档案在工程验收合格后,项目负责人须在三个月内向档案管理员报送,再统一验收,共同办理交接手续,对已立卷准备归档的案卷,应由处领导审核签字后方可移交学校档案馆。

三)对移交档案馆的档案应及时办理移交手续,应留存移交目录一份,以备查考。

第六章  基建档案的保管、查阅和借阅

第十二条  本校人员因工作需要查阅基建档案时应办理查阅登记手续,校外人员需要查阅须凭单位介绍信、本人证件经本处领导批准并办理查阅登记手续。

第十三条  查阅基建档案一般只能在基建处办公室内进行。校内人员如因特殊情况必须借出,应办理登记手续,明确归还时间,正本文件须经处领导批准方可借出,孤本文件、底图等只供复制,不外借。

第十四条  查阅基建档案需拍照、复制时,须经处领导同意。

第十五条  档案管理员要及时将用毕退回的文件材料放归原卷宗内,并办理清退手续。

第七章  附则

第十六条 本办法由基建处负责解释。

第十七条 本办法自印发之日起施行。

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